Dokumenty coraz częściej są tworzone i przesyłane w postaci cyfrowej. Wciąż jednak istnieje wiele zasobów informacyjnych w przedsiębiorstwie, które zostały utworzone przed nadejściem rewolucji cyfrowej. Część z nich nadal jest niezbędna do codziennego funkcjonowania, a dostęp do wielu z nich, np.: rysunków technicznych w postaci fizycznej bywa utrudniony choćby z uwagi na miejsce ich przechowywania czy kłopoty w odnajdywaniu i dostarczaniu właściwych nośników do potrzebujących ich użytkowników.
Przechowywanie i transfer dokumentów zajmuje powierzchnię i zabiera wiele czasu. Rozwiązaniem jest skanowanie i digitalizacja dokumentów. Zeskanowane zasoby są odpowiednio indeksowane, czyli opisane w celu ich łatwego odnalezienia w bazie danych dokumentów. Eliminuje to możliwość ich zgubienia, uwalnia przestrzeń w biurze i oszczędza czas potrzebny na dotarcie do dokumentu. Pozwala też uzyskać trwały i jakościowo lepszy obraz od papierowego oryginału.