Digitalizacja, czyli przenoszenie tradycyjnych materiałów drukowanych do formy cyfrowej, jest odpowiedzią na rozwój technologiczny, który obejmuje wszystkie branże gospodarki.
Za pomocą skanowania możliwe jest przeniesienie do środowiska cyfrowego wszelkiego rodzaju materiałów, m.in. dokumentacji księgowych, akt pracowniczych, raportów, sprawozdań, zasobów archiwalnych podmiotów w likwidacji, archiwalnej dokumentacji projektowej, dokumentacji medycznej czy też dokumentacji geodezyjnej.
Specjalizujemy się w digitalizacji dokumentacji państwowego zasobu geodezyjnego
i kartograficznego.
Jeśli podczas przygotowywania dokumentów do digitalizacji konieczne jest rozszycie materiałów (szczególnie tych bardzo starych i często zniszczonych) – mamy wieloletnie doświadczenie w tego rodzaju pracach, a przy materiałach wymagających specjalistycznego traktowania współpracujemy z introligatorami.
Zdigitalizowane materiały poddajemy obróbce i przygotowujemy do zaimportowania do używanych przez klientów systemów informatycznych, co polega m.in. na przypisaniu odpowiednich metadanych zgodnych z wytycznymi klienta. Tworzymy kompletne bazy danych systemu geodezyjnego wraz z indeksacją materiałów według założonej struktury. Przed przekazaniem dokumentacji klientowi kontrolujemy jakość kopii cyfrowych i metadanych. Ostatnim etapem jest bezpieczne przekazanie klientowi oryginalnej dokumentacji wraz
z elektronicznym dostępem do cyfrowych kopii. Nasza pracownia wyposażona jest
w specjalistyczne skanery, dzięki którym jesteśmy w stanie poddawać procesowi digitalizacji materiały w różnych formatach. W dotychczasowej praktyce wykonaliśmy już digitalizację obejmującą prawie 4.000.000 przeliczeniowych stron A4.
Czy wiesz że?
Od 1 stycznia 2018 r. pracodawca ma wybór – może zostać przy starych zasadach i przechowywać akta pracowników w wersji papierowej przez 50 lat lub może przejść na e-akta i przechowywać akta osobowe w wersji elektronicznej przez 10 lat.
Możliwość ta dotyczy pracowników zatrudnionych pomiędzy 1.01.1999 r., a 31.12.2018 r.
Digitalizacja dokumentacji i złożenie informacji do ZUS skróci okres przechowywania także list płac, kart wynagrodzeń oraz innych dokumentów niezbędnych do prawidłowego ustalenia wynagrodzeń będących podstawą naliczenia emerytury czy renty.
Jeśli jesteście zainteresowani tym tematem i ograniczeniem kosztów przechowywania dokumentacji pracowniczej zapraszamy do kontaktu.